Metóda 5S: Zvýšenie efektivity práce vďaka lepšej organizácii
Bezpečnejšia, rýchlejšia a nákladovo efektívnejšia výroba - je to možné? V povojnovom období vypracoval Japonec Taiichi Ohno pre Toyotu stratégiu, ktorá mala zásadný vplyv na celý priemysel. Dnes môžeme túto stratégiu aplikovať na všetko od veľkých organizácií až po miestnu výrobu a neporiadok na pracovnom stole. Tu sa dozviete, ako pochopiť a uspieť s metódou 5S, ktorá je jedným z nástrojov na dosiahnutie úspechu.
Čo znamená skratka 5S?
Sú to pojmy: Seiri. Seiton. Seisō. Seiketsu. Shitsuke. Ak neovládate japončinu (ako aj my), tu je slovenský preklad:
- Seiry - Vytriediť
- Seiton - Usporadať
- Seisō - Vyčistiť
- Seiketsu - Štandardizovať
- Shitsuke - Udržať a vytvoriť návyk
Každé „s“ znamená prvé písmeno z piatich krokov metódy. Tak ľahko zapamätateľné, ako je metóda jednoduchá!
Základné princípy metódy 5S
Triedenie: odstráňte z pracoviska nepotrebné predmety
Vytrieďte to, čo je zbytočné. Môže ísť o nástroje alebo zariadenia na pracovisku, ktoré uz nepoužívate, a preto zaberajú zbytočne miesto, alebo o opotrebované veci, ktoré treba vymeniť. Inventarizácia pomôže skrátiť čas strávený hľadaním vecí a odstrániť rozptýlenie/prekážky, ktoré môžu viesť k nehodám.
Usporiadať: usporiadajte veci tak, aby boli ľahko prístupné a ľahko sa našli.
Zorganizujte svoje veci podľa logického systému, ktorý je ľahko pochopiteľný. To môže zahŕňať napríklad označenie políc a boxov pre jednotlivé nástroje alebo usporiadanie pracovných miest do vhodnejšieho toku. Ide o to, aby ste zbytočne netrávili čas hľadaním alebo čakaním na nástroje.
Vyčistiť: Pravidelne upratujte pracovisko
Uistite sa, že pracovisko a jeho vybavenie sú udržiavané v čistote. Myslite napríklad na to, čo zostane pre ďalšiu zmenu alebo osobu. Pravidelné upratovanie vám tiež pomôže odhaliť anomálie, napríklad opotrebované nástroje alebo pokazené stroje. Inými slovami, ide o udržiavanie vecí v dobrom stave.
Štandarizovať: vytvorte si rutinné postupy a harmonogramy, aby ste udržali pracovisko organizované a čisté.
Vyhodnocujte výsledky, napríklad prostredníctvom šablón, protokolov alebo vývojových diagramov, ktoré stanovujú rutinu v každodennom živote. Tento krok je dôležitý na dosiahnutie trvalých dobrých výsledkov. V tejto fáze môžete zistiť, že systematizácia nefunguje tak, ako bolo zamýšľané.
Udržať - vytvoriť návyk: Udržiavanie a zlepšovanie štandardov neustálym dodržiavaním predchádzajúcich krokov.
Cieľom je umožniť zavedenie fungujúcich pracovných procesov na pracovisku. To znamená, že sa dodržiavajú a správne vykonávajú protokoly a harmonogramy. V tejto fáze zistíte, čo by mohlo byť potrebné na zabezpečenie fungovania tohto stavu, napríklad školenie zamestnancov, častejšie následné kontroly, lepšia spätná väzba atď.
Ako sa 5S stalo nástrojom na zlepšovanie
Metóda 5S vznikla v Japonsku a bola vyvinutá v rámci TPS (Toyota Production Systems). Taichii Ohno, ktorý bol v tom čase v spoločnosti Toyota zodpovedný za výrobu, mal stratégiu eliminácie plytvania vo výrobe. 5S je podobne založený na efektívnosti a štruktúre, so silným zameraním na výsledky a neustále zlepšovanie a ide ruka v ruke so lean manažmentom.
Menej nákladov, rovnaká kvalita
5S vytvára základy pre postupy, ktoré môžu zefektívniť všetky aspekty podniku. Odfiltrovaním nepotrebného zostáva viac času na dôležité veci a pracovný proces sa prirodzene stáva plynulejším. Cieľom je dosahovať trvalo dobré výsledky - z hľadiska výroby aj výkonnosti. Prístup 5S je však dlhodobá stratégia, takže maximálny účinok nemožno očakávať ihneď.
Účinný spôsob eliminácie rizík
Metóda 5S nie je len užitočným nástrojom na organizáciu pracoviska. Jasné označenia, značky a štruktúra úložných riešení prispievajú k bezpečnejšiemu pracovisku, napríklad tým, že znižujú čas, ktorý strávime hľadaním vecí. Pravidelné kontroly strojov a nástrojov môžu tiež odhaliť chyby alebo nedostatky, ktoré mohli spôsobiť úrazy alebo výpadky výroby.
Účinný spôsob zvýšenia produktivity práce
Čas strávený hľadaním vecí a nástrojov alebo čakaním, kým prídete na rad, tiež spadá pod pojem plytvanie. Analýzou toho, kde sa nachádzajú často používané nástroje, koľko materiálu sa spotrebuje pri výrobe a aké sú možnosti triedenia odpadu na pracovisku, môžete rýchlo identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
Vyskúšajte napríklad špagetový diagram na vizualizáciu pohybu zamestnancov - každý člen tímu si na pláne pracoviska vyznačí, ako sa na ňom pohybuje. Výsledok by mohol napríklad ukázať, že je potrebných viac staníc na triedenie odpadu, aby sa skrátil čas strávený prepravou materiálov, alebo že skrinky a stojany na náradie je lepšie umiesntiť na viaceré miesta, aby sa zefektívnila práca. Spojte celý tím, aby ste prediskutovali a vyhodnotili, ako môžete optimalizovať pracovisko aj pracovné postupy.
Účinný spôsob, ako zvýšiť morálku
To, ako sa zamestnanci cítia, je dobrým ukazovateľom toho, ako dobre sa vám darí uplatňovať prístup 5S. V neorganizovanom prostredí hrozia bezpečnostné riziká aj potenciálne nezhody medzi zamestnancami. Niekto môže čakať na použitie stroja alebo môže byť nútený hľadať náradie, ktorý niekto iný stratil. Keď tím spolupracuje na skúmaní možností zvýšenia produktivity, vytvára to pocit spolupatričnosti a oddanosti.
Nedovoľte, aby sa z 5S stala práca zhora nadol
Okrem dobrého vedenia si úspech s prístupom 5S vyžaduje tímovú prácu a vzájomný rešpekt. Ak každý pozná očakávania, môže to mať pozitívny vplyv na celú organizačnú kultúru. A nezabúdajte, že práve zamestnanci v najlepšie vedia, ako vylepšiť každodenné procesy.
Vo svojej podstate je to dohoda medzi manažérom a zamestnancom a medzi zamestnancami navzájom. Nikto nechce upratovať pracovný stôl hneď ráno alebo po niekom inom na začiatku svojej zmeny. Je to časovo náročné, ale dá sa tomu ľahko vyhnúť, ak je pracovisko od vždy čisté a upratané.
Krok za krokom: implementácia metódy S
1. Urobte si súpis a premyslite si, kedy ste jednotlivé položky naposledy použili, na čo sa používajú a ako často sa používajú. Rozhodnite sa, či by sa mali zachovať alebo nie. To, čo je nepotrebné, vyhoďte, recyklujte, premiestnite, darujte alebo sa toho zbavte. Menej vecí znamená menej neporiadku.
2. Ujasnite si, čo má byť ľahko dostupné, a označte, kde to má byť. To, čo používate najviac, by malo byť umiestnené najbližšie k vám. Usporiadaný systém zabráni čakaniu, zbytočnému prenášaniu a hľadaniu náradia. Nezabudnite, že aj informácie by mali byť ľahko dostupné a na správnom mieste, napríklad informácie o objednávkach, výkresy atď.
3. Pravidelne upratujte a zároveň vykonávajte údržbu strojov a iných zariadení. Zdokumentujte, ako by malo pracovisko vyzerať, keď je všetko v poriadku a vyčistené, napríklad vyhotovením fotografií.
4. Používajte kontrolné zoznamy, harmonogramy upratovania a pokyny, aby ste si zapamätali, čo má kto a kedy urobiť. V tomto kroku je dôležité, aby všetci súhlasili a dodržiavali nový štandard na dosiahnutie výsledku. Skontrolujte pracovný postup a zdokumentujte, čo funguje a čo nie.
5. Udržiavajte, sledujte a zlepšujte postupy, keď zistíte problémy. Stanovte spoločný dlhodobý plán, kde chcete byť o jeden, dva alebo päť rokov.
Šiesty krok metódy 5S
Niekedy sa pridáva šieste „S“, ktoré znamená bezpečnosť. Môže to zahŕňať preskúmanie potenciálnych hrozieb a rizík alebo školenie zamestnancov v oblasti bezpečnostných postupov a pravidelné používanie štandardizovaných kontrolných zoznamov.
Uplatniteľné s inými stratégiami
Metóda 5S je obľúbená najmä v priemyselnej výrobe, ale možno ju kombinovať so širokou škálou pracovných postupov. Funguje rovnako dobre v malej firme ako vo väčšej organizácii. Keďže je jednoduchá, môže sa používať súbežne s inými systémami a stratégiami, ako sú Kanban alebo PGSA.
Zhrnutie metódy
Metóda 5S pozostáva z piatich krokov: Vytriediť, Usporiadať, Vyčistiť, Štandardizovať a Udržať, ktoré spoločne prispievajú k bezpečnosti, poriadku a efektívnosti na pracovisku. Metódu 5S možno uplatniť v každej organizácii, či už je veľká alebo malá, a je účinnou metódou na zlepšenie produktivity práce aj pracovného prostredia. Je tiež kompatibilná s inými stratégiami a ľahko sa zavádza krok za krokom.
