Ako úspešne organizovať online meetingy

Online meetingy poskytujú slobodu zúčastňovať sa na nich odkiaľkoľvek, ale sú spojené aj s určitými výzvami. Aby komunikácia prebiehala čo najplynulejšie, mali by ste pred začiatkom stretnutia myslieť na niektoré praktické veci.

1. Pripravte si program stretnutia a pošlite ho v pozvánke na stretnutie. Takto sa všetci účastníci môžu na stretnutie lepšie pripraviť.

2. Na začiatku stretnutia predstavte všetkých prítomných.

3. Zabezpečte funkčnosť techniky. Napríklad, je potrebné stiahnuť si aplikáciu alebo mať vytvorený účet, aby ste sa mohli zúčastniť na stretnutí? Funguje vám zvuk?

4. Uistite sa, že je každému jasné, kto má kedy rozprávať počas prezentácie. Kto vedie stretnutie? Kedy je vhodný čas na kladenie otázok? Kto je zodpovedný za to, aby sa stretnutie držalo programu?

5. Koordinujte a moderujte stretnutie tak, aby sa všetci účastníci mohli nerušene zúčastniť a požiadať o slovo.

6. Pridajte chat, ktorý určená osoba sleduje počas stretnutia, aby ste mohli odpovedať na všetky položené otázky. Môže to byť účinný spôsob, ako zabezpečiť, aby sa bol čas na otázky všetkých zúčastnených, najmä na veľkých stretnutiach, a zároveň sa vyhnúť rušeniu prezentujúceho.

Na 100% musí fungovať nielen technická stránka. Je dôležité, aby účastníci mali možnosť zúčastniť sa za rovnakých podmienok a mohli požiadať o slovo. To sa dosiahne dohodnými jasnými postupmi pri online meetingoch a vopred oznámeným účelom stretnutia.

Ďalšou výzvou pri online stretnutiach je, že je ťažké zostať sústredený dlhšie ako 30 - 40 minút, pretože mozog musí spracovať viac signálov ako pri fyzickom stretnutí. Ak bude vaše stretnutie trvať dlhšie, zaraďte do programu prestávky, aby ste nestratili pozornosť účastníkov. Ešte lepšie je zvážiť, či by nebolo vhodnejšie zorganizovať sériu kratších stretnutí.