Archivujte múdro!

Prúd informácií je dnes oveľa dôležitejší ako v minulosti, keďže všetko sa deje oveľa rýchlejšie. Máme prístup k mnohým rôznym informáciám, najmä v práci. Je tak čoraz viac informácií, ktoré je potrebné archivovať, a do popredia sa dostávajú dve otázky – ako archivovať múdro a potrebujeme skutočne archivovať tak veľa informácií, ako archivujeme?

Katarina Hinnerson je fyzioterapeutka, ktorá je jemne posadnutá organizovaním. Riadi spoločnosť Ordningskonsulterna.se, ktorá pomáha firmám a jednotlivcom usporiadať a zorganizovať si svoje veci.

– Cieľom je uľahčiť Váš každodenný život vytváraním pohodlného a funkčnejšieho priestoru doma aj v kancelárii. Šetríme Váš čas a energiu, hovorí Katarina.

– Vždy som mala rada vo veciach poriadok. Všade, kde som pracovala, som si zorganizovala všetky skrinky, pracovné stoly a šanóny, ktoré som mala. Až som si raz uvedomila, že sa tým chcem živiť. Napriek tomu, že mnoho spoločností sa chce stať „kanceláriou bez papierov“ (pojem známy od roku 1973), ešte stále po pracoviskách koluje veľa papierov.

– Ide o to, zorganizovať si tok papierov a archivovať len tie dokumenty, ktoré sú skutočne potrebné. Dobrou alternatívou je snažiť sa uchovávať viac informácii digitálne. Vďaka tomu sa dokumenty nájdu ľahšie a rýchlejšie.

Katarina si myslí, že keď je v kancelárii priveľa papierov a trávi sa veľa času ich vyhľadávaním, má to negatívny vplyv na pracovné prostredie.

– Štúdie ukazujú, že trávime veľa času hľadaním papierov. Čítala som napríklad jednu štúdiu, kde vypočítali, že strávime zhruba mesiac ročne hľadaním vecí, ktoré sme stratili. To znie ako poriadna strata času!

Prvým krokom k zorganizovaniu si života je vytvoriť si lepšiu štruktúru a archivovať.

– Snažím sa deliť si veci do projektov, aby ich môj mozog jasnejšie oddeľoval. Vydelenie do jednotlivých kategórií je dobrým spôsobom, ako organizovať a archivovať. Okrem praktickej stránky archivovania je tiež, napríklad, dôležité zamerať sa na výber správnych regálov.

– Poličky musia byť schopné uniesť hmotnosť papierov. Ak archivujete šanóny, môžu spolu vážiť dosť veľa. Uistite sa, že poličky, ktoré si zaobstaráte, sú dosť hlboké, vysvetľuje Anna Stenström, obchodná zástupkyňa v AJ Produkter. Pre ešte lepšiu archiváciu sú dobrým doplnkom archívne krabice, zakladače a krabice na skladovanie. Ak si navyše označíte poličky štítkami, budete mať všetko, čo potrebujete pre funkčný a dobre organizovaný archív.

– Poskytujeme kompletné riešenie a sprievodcu džungľou rôznych produktov, dodáva Anna Stenström.

3 tipy na archivovanie


1. Vytvorte si dobrú štruktúru, ktorá je prehľadná a ku ktorej má každý prístup.

2. Ja osobne som pri archivovaní veľkým fanúšikom skriniek na zakladače.

3. Opýtajte sa samých seba, či daný dokument je skutočne nutné archivovať. Bojíme sa ho zahodiť, alebo skutočne potrebujeme odkladať všetko?

Chcete vedieť o našich akciách a novinách ako prvý?

Prihláste sa na odber nášho newslettra a získajte exkluzívny prístup k informáciám o našich akciách, novinkách a zaujímavých článkoch.
*Kliknutím na prihlásenie na odber potvrdzujem, že súhlasím so spracovaním osobných údajov (viď. Politika informovanosti dotknutej osoby).