- AJ Produkty
- Blog
- Pracovné prostredie
- Pohľad experta na stres: Ako nás (ne)vhodná kancelária mení
Pohľad experta na stres: Ako nás (ne)vhodná kancelária mení
Samostatná kancelária, open space alebo zdieľané pracovné miesta? To, ako v práci sedíme, priamo ovplyvňuje naše pocity aj výkon. Aram Seddigh, doktor v odbore psychológie práce a organizácie, skúmal vplyv rôznych typov kancelárií na stres a produktivitu. Jeho záver je jednoznačný: zle navrhnuté pracovné prostredie nás môže stáť oveľa viac, než si dokážeme predstaviť.
Výkon sa často spája s vedením a firemnou kultúrou. Steny, vzdialenosti, metre štvorcové a zariadenie sa do centra pozornosti dostávajú málokedy – a to aj napriek tomu, že ovplyvňujú našu prácu každý jeden deň.
Aram Seddigh je doktorom v odbore psychológie práce a organizácie, registrovaným psychológom a pôsobil v Inštitúte pre výskum stresu. Dnes je riaditeľom spoločnosti WeOffice a poradcom v otázkach pracovného prostredia.
„Zle navrhnutý priestor zhoršuje predpoklady na dosahovanie cieľov organizácie, a to aj v prípade, že vedenie a kultúra sú nastavené dobre,“ konštatuje.
Ako kancelárske prostredie ovplyvňuje naše pracovné dni
Vo svojom výskume z roku 2015 Aram Seddigh skúmal, ako rôzne typy kancelárií a spôsoby práce ovplyvňujú zdravie a produktivitu zamestnancov. V štúdii sledoval viac ako tisíc ľudí v rôznych prostrediach - od samostatných kancelárií až po veľké open space priestory a flexibilné kancelárie. Výsledky boli jasné, najmä pokiaľ ide o rozptyľovanie a kognitívny stres.
„Čím väčší bol otvorený priestor, tým viac rozptyľovania a horší výkon sme u zamestnancov pozorovali. V rámci experimentu mali účastníci vykonať test pracovnej pamäte náročný na koncentráciu vo svojom bežnom pracovnom prostredí. Výsledky potvrdili rovnaký trend: čím väčší open space, tým ťažšie bolo dosiahnuť vysoké skóre.“
„Keď sme výsledky porovnali s ľuďmi v samostatných kanceláriách, ukázalo sa, že za bežných podmienok podávali rovnako slabý výkon. Veríme, že je to spôsobené politikou 'otvorených dverí' - kolegovia kedykoľvek vojdú a začnú sa rozprávať, čo vedie k neustálemu prerušovaniu práce. Aj v samostatných kanceláriách sa musíme naučiť aktívne vytvárať podmienky na hlboké sústredenie.“
Keď sa kancelárske prostredie formuje s dôrazom na detail – či už ide o samostatné kancelárie, otvorené priestory alebo ich kombináciu – vytvárajú sa podmienky pre sústredenie aj celkovú pohodu počas pracovného dňa. V samostatnej kancelárii môžu napríklad veľké závesy zabezpečiť súkromie a zároveň signalizovať, či ste kolegom k dispozícii, alebo si želáte pracovať nerušene.
V otvorenom kancelárskom priestore s rôznymi typmi pracovných zón sú paravány a stolové akustické steny jednoduchým spôsobom, ako stlmiť hluk a zároveň vytvoriť „miestnosť v miestnosti“. Vďaka tomu môže prebiehať spoločná aj samostatná práca súčasne a s výrazne menším rozptyľovaním.
Základné otázky pre fungujúcu kanceláriu
Aram Seddigh tvrdí, že keď organizácie prerábajú svoje kancelárie, často začínajú zo zlého konca.
„Pomerne rýchlo prechádzajú k samotnému riešeniu a vychádzajú z aktuálneho stavu: prepočítajú si plochu, ktorú majú k dispozícii, počet zamestnancov a na základe toho urobia odhad.“
Namiesto toho sa neustále vracia k štyrom základným otázkam, ktoré musia byť vyriešené, aby kancelária fungovala:
Namiesto toho sa neustále vracia k štyrom základným otázkam, ktoré musia byť vyriešené, aby kancelária fungovala:
- Je priestor správne dimenzovaný?
- Existuje dostatočná variabilita plôch?
- Podporuje dizajn požadovanú spoluprácu?
- Dá sa toto prostredie skutočne používať tak, ako bolo zamýšľané?
Prvá otázka sa týka proporcií:
„Ak podceníte potrebu priestoru, bude v ňom príliš tesno, čo vedie k tomu, že sa mu ľudia začnú vyhýbať. Ak ju zasa preceníte, priestor bude pôsobiť pusto a prázdno, nehovoriac o ekonomických aspektoch.“
Správny počet štvorcových metrov však nerieši všetko. Otázkou zostáva, na čo sa v skutočnosti využívajú. Niektoré pracovné úlohy si vyžadujú tichú koncentráciu, iné sú založené na rozhovoroch a spoločnom riešení problémov. Ak prostredie neumožňuje striedanie týchto režimov, vzniká trenie.
„Je nevyhnutné pozrieť sa na problém komplexne a vypracovať premyslenú stratégiu pracoviska, v ktorej zohľadníte všetky potreby a podmienky danej prevádzky.“
Stratégia totiž nie je len o „štvorcoch“, ale predovšetkým o ľuďoch a ich vzťahoch. Kto potrebuje fungovať v úzkom kontakte a kto, naopak, potrebuje svoj pokojný prístav, kde sa môže úplne izolovať od okolitého ruchu? Fyzické usporiadanie musí byť v súlade s digitálnymi nástrojmi a spôsobom, akým organizácia pracuje.
Žijeme aj my tým, čo hlásame? V centrále AJ Produkty v Halmstad sme vytvorili priestor, ktorý je živým dôkazom našej filozofie. Naše kancelárie sme navrhli tak, aby držali krok s rôznymi štýlmi práce. Nájdete u nás klasické pracovné miesta, kde má každý svoje zázemie, ale aj dynamické zdieľané zóny a neformálne lounge zákutia. Tým to však nekončí – nezabudli sme ani na...
...menšie diskrétne zóny pre prácu v maximálnom sústredení či konferenčné miestnosti rôznych veľkostí, ktoré sú poruke vždy, keď zamestnanci chcú nechať okolitý svet za zatvorenými dverami.
Hľadanie rovnováhy medzi spoluprácou a sústredením
V otvorených a flexibilných priestoroch vystupuje do popredia kľúčový prvok: možnosť „zmiznúť“ do ústrania.
„Aby sme dokázali efektívne spolupracovať, musíme mať najprv uspokojenú potrebu súkromia. V opačnom prípade zamestnanci z pracoviska jednoducho utekajú a nie sú k dispozícii, keď je tímová práca skutočne potrebná.“
V praxi ide o schopnosť okamžite prepnúť z jedného režimu do druhého.
„Skúste sa riadiť takzvaným pravidlom 30 sekúnd. Presun k inému typu stola či zóny by vám nemal zabrať viac než pol minúty – vstať, prejsť pár metrov a začať. Ak je vhodná zóna príliš ďaleko, chuť meniť miesto prudko klesá. A práve tam naráža želané správanie na bariéry. V tomto bode sa v každodennej realite láme chlieb a ukazuje sa skutočná využiteľnosť kancelárie.“
„Skúste sa riadiť takzvaným pravidlom 30 sekúnd. Presun k inému typu stola či zóny by vám nemal zabrať viac než pol minúty – vstať, prejsť pár metrov a začať. Ak je vhodná zóna príliš ďaleko, chuť meniť miesto prudko klesá. A práve tam naráža želané správanie na bariéry. V tomto bode sa v každodennej realite láme chlieb a ukazuje sa skutočná využiteľnosť kancelárie.“
Presun k alternatívnemu pracovnému miestu by mal byť otázkou okamihu a úplnej prirodzenosti. Zmena pracovnej polohy je navyše geniálny spôsob, ako rozprúdiť krv v žilách a načerpať novú dávku energie.
Podľa reportu spoločnosti Castellum Budúcnosť pracovného života 2024 považuje až 81 % ľudí prostredie kancelárie za kľúčový faktor pri hľadaní nového zamestnania. Podceňovať precízne naplánovaný priestor sa teda rozhodne nevypláca. Aj úlohy, ktoré si vyžadujú „hlbokú prácu“ a maximálne sústredenie, musia mať na pracovisku svoje miesto – a to je možné len vtedy, ak je interiér vopred premyslený tak, aby takýto výkon vôbec dovolil.
Túto vetu počuť na chodbách mnohých firiem až príliš často: „Zajtra sa potrebujem poriadne sústrediť, tak zostanem na home office.“
„Je to jasný signál, že pracovisko nedokáže uspokojiť všetky potreby zamestnancov. A to je problém – nielen pre firmu, ale najmä pre tých, ktorí doma nemajú ideálne podmienky na prácu.“
Kancelária preto musí byť miestom, kde vedľa seba prirodzene funguje tímová vrava aj hrobové ticho. Ak to tak nie je, ľudia budú v momente, keď potrebujú zapnúť na plný výkon, z kancelárií utekať.
Základný recept je podľa Arama Seddigha v podstate jednoduchý:
„Správne odhadnite potrebu priestoru, vytvorte pestrú paletu zón podľa potrieb vašej prevádzky a aktívne pracujte na tom, aby bolo pracovisko pre ľudí užitočné. Iba tak vytvoríte podmienky, kde sa výkon skĺbi s potrebnou regeneráciou.“
